Darum beantwortet auf der Arbeit niemand deine Mails

Auch, wenn wir privat auf Messenger umgestiegen sind – in vielen Jobs werden noch regelmäßig Mails verschickt. Bloß das mit dem Antworten klappt leider selten. Woran liegt’s?

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Es gibt Tricks, wie du dafür sorgen kannst, dass Menschen deine Mails lesen. Foto: Glenn Carstens-Peters / Unsplash

Aktualisieren – nichts. Aktualisieren – nichts. Nervöses Fingertrommeln. Aktualisieren – noch immer nichts. Dabei hast du schon vor Stunden geschrieben. Mit hoher Priorität und „Wichtig!!“ im Betreff. Und ohne eine Antwort kannst du nun mal nicht weitermachen. Keine Frage: Auf Mails zu warten gehört zu den lästigsten Dingen im Job, die täglich passieren. Aber warum zur Hölle antwortet denn niemand auf Mails – Faulheit, Desinteresse, Stress?

Ignorieren von Mails ist normal

Das Ignorieren kann eine ganze Reihe von Gründen haben. Kanadische Wissenschaftler*innen der Waterloo-Universität bei Toronto haben sich in Zusammenarbeit mit Microsoft in einer kleinen Studie mal des Themas Nichtbeantwortung von Mails im Job angenommen. Dafür haben die Forscher*innen eine kleine Gruppe von Proband*innen mit verschiedenen Positionen in einem Unternehmen zu ihren Mail-Gewohnheiten befragt. Zusätzlich haben sie anonymisierte Protokolle von großen Mail-Anbietern untersucht.

Ergebnis: Antworten auf Mails aufzuschieben ist komplett normal. Alle Befragten auf allen Hierarchiestufen gaben zu, dass sie jeden Tag Mails nicht beantworten. Auch die große Daten-Analyse ergab, dass 16 Prozent auf mindestens eine Mail täglich nicht reagieren.

Je wichtiger, desto Antwort?

Gründe dafür sind laut den Wissenschaftler*innen vor allem die Zeit und der Aufwand, die das Beantworten mit sich bringen würde. Dazu kommen die Wichtigkeit des*der Absender*in; die Anzahl der weiteren Empfänger*innen; die Arbeitsbelastung des*der Empfänger*in sowie die Dringlichkeit der Nachricht. Aber auch Links und Anhänge in einer Mail führen zu Verzögerungen.

„Wenn es mehrere Empfänger gibt, könnte es sein, dass man annimmt, jemand anders würde antworten oder dass nicht klar ist, wer denn nun antworten soll“, erklärt Co-Autorin Bahareh Sarrafzadeh laut Uni-Website. „Der Absender spielt auch eine Rolle. Man würde denken, dass wichtigere Absender schneller Antworten bekommen würden. Doch das Gegenteil ist der Fall. Bei Leuten auf Augenhöhe verursacht die Antwort weniger Aufwand.“

Wann nicht antworten okay ist

Was auch immer der Grund sein mag – das Signal, das damit an den*die Absender*in gesendet wird, ist klar: Du und deine Anfrage, ihr seid mir grad nicht wichtig genug. Und das wirft wahrlich kein sonderlich professionelles Licht auf den*diejenigen, der*die Mails ignoriert. Außerdem verzögert diese Unsitte bestenfalls einzelne Arbeitsabläufe und ist schlimmstenfalls unhöflich. Aber sie ist nun mal weit verbreitet. Wer mit der Flut an Mails überfordert ist, kann beispielsweise bestimmte Tageszeiten zum Beantworten festlegen.

Natürlich muss niemand sich genötigt fühlen, auf wirklich jede Mail im Job zu antworten und vor schlechtem Gewissen im Bürostuhl zu versinken. Mails, die zu unheiligen Uhrzeiten verschickt werden – für manche zählt dazu alles vor neun Uhr früh; lästige, unspezifische, semi-ausbeuterische Anfragen von Fremden und alle Nachrichten, die irgendwie ein komisches Gefühl hinterlassen, können herzlich gern liegen bleiben. In Einzelfällen auch bis zum St. Nimmerleinstag.

Schreib! Mir! Zurück!

Und das führt uns dazu, was du tun kannst, damit deine Mails tatsächlich gelesen und sogar beantwortet werden. Hier sind ein paar Tipps:

Such dir eine gute Uhrzeit aus – nicht zu früh, nicht zu spät. Wer weiß, wann der*die Empfänger*in im Meeting, im Urlaub, in der Mittagspause, im Feierabend, beim Kindergeburtstag ist, kann die Mail entsprechend planen. Ach so: Nicht nachts, das wirkt übermotiviert, neurotisch und … schräg.

Neugierig machende, locker-flockige Betreffzeile – statt „Wichtig!! Projekt soundso!!“ vielleicht eher „Ohne dich kann ich einfach nicht … arbeiten“ oder „Bitte unterschreiben, damit du endlich befördert wirst“.

Links und Anhänge vermeiden – so sie denn nicht unbedingt nötig sind. Siehe Studie.

Kurz fassen und Anfrage klar formulieren – vielleicht sogar mit Bullet Points – aber locker, freundlich und persönlich bleiben. Nicht zu steif, das klingt dann zu sehr nach Aufwand. Und wir wissen ja, was mit Aufwands-Mails passiert.

Miteinander reden

Letztlich schreibst du immer einer Person mit einer eigenen To-Do-Liste; mach’s ihr so leicht wie möglich, dir zu helfen. Auch freundlich nachhaken ist okay, permanent nerven hingegen nicht. In moderneren Unternehmen kommen inzwischen auch Instant-Messaging-Dienste wie Slack zum Einsatz. Aber wenn es bei euch immer noch mit Mails zugeht und du trotz allem gar keine Reaktion auf deine Mails bekommst: Mach’s wie früher, greif zum Telefonhörer. Oder wenn es die Umstände erlauben: Keks nehmen und vorbeigehen. Miteinander reden hilft erstaunlich oft erstaunlich gut.