Darum macht uns Multitasking so fertig – und das hilft

Schnell noch dies, kurz noch das: Multitasking gehört oft zum Job. Das laugt aber nicht nur unser Gehirn aus – es zieht auch das Umfeld runter. Diese Tipps helfen dagegen.

Andrea-Piacquadio-Pexels-Multitasking-Stress-Arbeit-Job
Völlig erledigt. Foto: Andrea Piacquadio / Pexels | CC0

„Das Telefon schellt und ich bin im Keller, vielleicht nur verwählt – doch ich bin schneller …“ Was Helge Schneider in seinem launig-dadaistischen Klassiker Telefonmann da besingt, ist inzwischen selbstverständlicher Teil unseres Lebens. Nichts verpassen, immer parat, immer am Start, alles im Griff. Oder?

Multitasking – also, mehrere Dinge gleichzeitig zu erledigen – ist Teil unseres beruflichen und privaten Alltags. Das Telefon spielt dabei nicht unbedingt so sehr durch Anrufe eine Hauptrolle, sondern vielmehr als Taschencomputer und Arbeitsgerät, durch Mails, Nachrichten, Pushmitteilungen.

Doch ständige Unterbrechungen eines Gedankengangs oder einer Aufgabe – egal ob durchs Telefon, andere Menschen oder am Computer – wirken sich negativ aus. Sie verursachen Angst und Traurigkeit – und sind dabei auch noch ansteckend. Das jedenfalls haben US-Wissenschaftler*innen herausgefunden.

Angst vor der nächsten Unterbrechung

Um die Auswirkungen von Multitasking zu untersuchen, haben Forscher*innen der University of Houston für eine Studie einen neuen Algorithmus eingesetzt, um die Gesichtsausdrücke während einer Schreibaufgabe zu analysieren. Eine Gruppe der Teilnehmenden hat vor der Aufgabe eine Reihe von Mails am Stück beantwortet; die andere wurde während der Aufgabe kontinuierlich unterbrochen.

Ergebnis: Die Gesichter der Proband*innen, die Multitasking betrieben, wirkten erheblich trauriger als die in der anderen Gruppe; sogar Angst zeichnete sich in der Mimik ab – und zwar laut Studienautor Ioannis Pavlidis vor der nächsten Unterbrechung.

Kein Wunder, dass sich so viele Menschen während ihres gesamten Arbeitstages gestresst und ängstlich fühlen.

Stress durch Multitasking ist ansteckend

Aber die Forscher*innen haben noch einen weiteren Effekt von Multitasking entdeckt. Wenn Menschen den ganzen Tag negative Gefühle erleben und sich das erkennbar auf ihren Gesichtern abzeichnet, dann überträgt sich das auch auf Kolleg*innen.

„So wie Gähnen, schlechte Laune oder ein Lächeln anstecken können, so gehen wir auch in Resonanz mit der Mimik unseres Gegenübers. Dafür sind Spiegelneuronen verantwortlich“, erklärt Rositta Beck, Coachin und Expertin für Arbeitsorganisation. „Spiegelneuronen sorgen dafür, Handlungen zu erkennen und die Gefühle von anderen in sich selbst zu simulieren, um so die Absicht des Gegenübers zu verstehen.“

Deshalb leidet das Betriebsklima und ganze Abteilungen sind schlecht drauf, wenn Angestellte wegen des allgegenwärtigen Multitaskings gereizt sind.

So ein ständiger Unruhezustand führt zu erhöhter psychischer Beanspruchung, teilweise auch zu Schuldgefühlen.

Rositta Beck

Das Gehirn wird überfordert

Aber was genau ist es am Multitasking, das uns und unser Umfeld so nervt und belastet und die Arbeit beeinträchtigt? „Die Kapazität unseres Arbeitsgedächtnisses reicht nur für eine Aufgabe zur selben Zeit. Ein Wechseln kostet Qualität und Zeit“, sagt Rositta Beck. Nach außen sehe es zwar so aus, als verliefen beide Tätigkeiten gleichzeitig. Tatsächlich wechseln wir aber bewusst oder unbewusst im Millisekundenbereich zwischen den Aufgaben hin und her.

Durch die fragmentierte Aufmerksamkeit steige laut Rositta Beck auch die Fehlerquote, während die Effizienz sinke. Außerdem werde das Gehirn dadurch auf Dauer überfordert. „Die Gedanken laufen, laufen, laufen. Dabei verbraucht das Gehirn sehr viel Energie“, erläutert die Expertin. Das permanente Wechseln und Entscheiden macht müde und strengt an.

Leider muss oft der Leidensdruck erst sehr hoch sein, bevor Menschen ihre Gewohnheiten ändern.

Rositta Beck

Trotzdem fällt es uns schwer, uns abzugrenzen. „Einem Reiz – Anruf – folgt die Reaktion – annehmen“, sagt Beck. Einfach nicht rangehen, einfach mal nicht gucken – das ist für viele Menschen gar nicht so einfach.

Dauerhaft führt Multitasking zu einem Gefühl des Kontrollverlustes. „Wir fühlen uns gehetzt. Das Wohlbefinden sinkt“, sagt Rositta Beck. „So ein ständiger Unruhezustand führt zu erhöhter psychischer Beanspruchung, teilweise auch zu Schuldgefühlen – zum Beispiel der Familie gegenüber. Und es fällt uns schwer, ‚runterzufahren‘.“

Das hilft bei Überforderung durch Multitasking

Um im wirren Wust aus Mails, Anfragen, Nachrichten und Anrufen nicht komplett unterzugehen, lassen sich durchaus ein paar Dinge ändern. Vorausgesetzt allerdings, wir werden uns der Ursache bewusst.

„Der erste Schritt liegt im Erkennen der Verhaltensmuster und des Zusammenhangs mit dem Wohlbefinden“, sagt auch Rositta Beck. „Leider muss oft der Leidensdruck erst sehr hoch sein, bevor Menschen ihre Gewohnheiten ändern.“ Doch beim Ändern von Gewohnheiten setze alles an.

Die Expertin für Arbeitsorganisation rät dazu, sich feste Zeitblöcke für bestimmte Aufgaben einzurichten. Und sich auch daran zu halten. Mails beispielsweise lassen sich – wie in der Studie – auch gut in Blöcken abarbeiten. Wie viele pro Tag dafür notwendig sind, muss jede*r für sich entscheiden. Manchen reicht morgens, andere brauchen drei über den Tag verteilte Blöcke. Auch andere Aufgaben lassen sich in definierten Zeitfenstern erledigen: Marketing zum Beispiel an Tagen mit M, Buchhaltung immer freitags und so weiter.

Wer aus dem Stehgreif nicht genau sagen kann, woher die Unterbrechungen eigentlich kommen, kann auch ein Unterbrechungsprotokoll führen. Das legt offen, was wann bei welchen Aufgaben stört. Und gibt dadurch Hinweise, mit welchen Maßnahmen sich dagegen steuern lässt.

Es ist ein Unterschied, ob der Kopf oder eine Liste mit Aufgaben gefüllt ist.

Rositta Beck

Dabei können unter anderem Apps sehr nützlich sein. Wenn beispielsweise das dauerschellende Telefon ein Problem ist, lassen sich Anwendungen installieren, die in bestimmten Zeiten nur wichtige Anrufer*innen durchlassen. Also zum Beispiel Chef*in ja – eher unwichtige Kund*innen nein. „Und Apps wie RescueTime helfen, bestimmte Webseiten zu blockieren“, sagt Rositta Beck.

Grundsätzlich sei es zwecks Ablenkungsminimierung laut Expertin eine hervorragende Idee, zeitweise offline zu arbeiten, die Pushmitteilungen zu beschränken und Signaltöne auszuschalten: „So können wir der Verlockung widerstehen, ‚nur kurz mal‘ auf hereinkommende E-Mails, SMS, WhatsApp- oder Social-Media-Mitteilungen zu reagieren.“

Auch nicht unwichtig: Ordnung auf dem Schreibtisch. „Sie hat einen enormen Einfluss auf Unterbrechungen“, sagt Rositta Beck und gibt folgendes Beispiel: „Ein stimmiges Ablagesystem erleichtert den Zugriff, statt Zeit für die Suche zu verbrauchen. Und mit Ordnung verstummen auch die ‚Rufe‘, schnell mal die Spülmaschine auszuräumen.“

Selbstverständlich sind auch die guten, alten To-do-Listen eine Hilfestellung bei Überforderung durch Multitasking. „Es ist ein Unterschied, ob der Kopf oder eine Liste mit Aufgaben gefüllt ist“, erklärt Rositta Beck, „Aufgabenlisten unterstützen beim Nein zum Aufgaben-Zapping.“

Wir müssen Nein sagen lernen.

Rositta Beck

Allerdings nützt es wenig, einfach nur alles aufzuschreiben und dann ob der schieren Aufgabenfülle wimmernd am Schreibtisch zu sitzen. Deshalb: Liste auswerten und strukturieren. „Was könnte jemand anderes machen? Was kann ersatzlos gestrichen werden? Was wird dadurch möglich?“, so die Expertin.

Und für all diejenigen, denen reinplatzende Kolleg*innen oft das Arbeitsleben erschweren und für mehr Stress durch Multitasking sorgen: Einfach eine so genannte stille Stunde etablieren. Also eine unterbrechungsfreie, abgeschottete Arbeitszeit, signalisiert durch ein Schild an der geschlossenen Tür. Gegebenenfalls auch unter Angabe der Uhrzeit, ab wann wieder „geöffnet“ ist.

Nein sagen lernen

Letztlich ist insbesondere abschalten wichtig, wie Rositta Beck sagt: „Technologien erleichtern zwar die Erreichbarkeit, aber irgendwann muss auch mal Feierabend sein.“

Wer sich trotzdem noch im Höllenfeuer des Multitaskings schmoren sieht, tut gut daran, bei sich selbst genauer hinzuschauen. Woher kommt das mit der Neigung zur Ablenkung? Die Sorge, etwas zu verpassen, kann zum Beispiel ein Aspekt sein; ebenso das Bedürfnis, es allen recht machen zu wollen.

„Wir müssen Nein sagen lernen, um die Qualität zu sichern, um die Planung nicht ständig umzuwerfen“, sagt Rositta Beck. „Denn Everybody’s Darling ist eben auch schnell Everybody’s Depp.“